Upravljanje naročil v Woocomerce trgovini

Za vas smo pripravili obsežen vodič za upravljanje naročil v Woocomerce trgovini. Veliko spletnih trgovin je narejeno po meri zato je možno, da bodo odstopanja kjer nekaterih možnosti nebo ali pa bo kakšna možnost več. V kolikor bi pri upravljanju naročil potrebovali pomoč lahko tukaj stopite z nami v stik.

Pregled

Naročila se avtomatično ustvarijo, ko kupec dokonča postopek nakupa. Seznam naročil je viden le uporabnikom z vlogami “Administrator” in “Upravitelj trgovine”.

Vsakemu naročilu se avtomatično dodeli edinstveno številko naročila oz. t.i. SKU. Številke naročil niso zaporedne, saj uporabljajo privzet sistem WordPress ID. V kolikor bi želeli voditi naročila z zaporednimi številkami stopite z nami v stik tukaj.

Statusi naročil

Vsako naročilo ima status. Statusi naročil vam povedo v kateri fazi je izbrano naročilo. Začeten status pri oddaji je “Čakanje na plačilo” (Plačilno sredstvo: Direktna bančna transakcija) ali “V obdelavi” (Plačilno sredstvo: Po povzetju, PayPal, Kartično plačevanje ipd.). Zaključena naročila imajo status “Zaključeno”.

Poglejmo si možne statuse naročil:

1. Zadržano (Siva) – Naročilo prejeto, plačilo ni bilo sproženo. Čakanje na plačilo (neplačano).
2. Neuspešno (Rdeča) – Plačilo ni uspelo ali je bilo zavrnjeno (neplačano) ali zahteva avtentikacijo (SCA). Ta status se morda ne prikaže takoj in namesto tega pokaže kot Čakanje, dokler ni preverjeno (npr. PayPal).
3. V obdelavi (Zelena) – Prejeto plačilo (plačano) in zmanjšana zaloge; naročilo čaka na izpolnitev. Vsa naročila izdelkov zahtevajo obdelavo, razen tistih, ki vsebujejo samo virtualne in prenosljive izdelke.
4. Zaključeno (Modra) – Naročilo izpolnjeno in končano – ni potrebnih nadaljnjih dejanj.
5. Na čakanju (Oranžna) – Čakanje na plačilo – zaloge so zmanjšane, vendar je treba potrditi plačilo.
6. Preklicano (Siva) – Preklical administrator ali kupec – zaloge se povečajo, ni potrebnih nadaljnjih dejanj. Opozorilo: Ta status ne vrne denarja kupcu.
7. Vračilo (Siva) – Vračilo se beleži s strani administratorja – ni potrebnih nadaljnjih dejanj.

Namig: Če uporabljate PayPal in vam naročila ostajajo v statusu “Zadržano” imate morda težavo s IPN. Za reševanje stopite v stik z nami tukaj in vam lahko pomagamo pri pravilni nastavitvi.

Tabela vseh naročil

Ko trgovina začne sprejemati naročila se bodo kopičila na strani za upravljanje naročil. Na nadzorni plošči pojdite na: WooCommerce > Naročila.

Vsaka postavka prikazuje svojo naročilo z nekaj osnovnimi informacijami preko katerih lahko prepoznate posamezna naročila. Nekateri stolpci so privzeti medtem ko je druge mogoče dodati. Na voljo so naslednje možnosti:

• Številka naročila in ime kupca,
• Datum nakupa,
• Status naročila,
• Naslov plačnika,
• Naslov za dostavo,
• Skupna cena, in
• Dejanja.

Da skrijete/ prikažete dodatne stolpce:

1. Na strani: WooCommerce > Naročila.
2. Izberite možnosti zaslona v zgornjem desnem kotu.
3. Izberite, katere stolpce želite prikazati.
4. Izberite, koliko elementov želite prikazati na vsaki strani (naš predlog je, da nastavite 100).
5. Nato potrdite izbire.

Filtriranje in razvrščanje naročil

Naročila lahko filtrirate po datumu (mesec/leto) ali po registriranem kupcu.

1. Izberite mesec ali poiščite kupca.
2. Potrdite izbiro s klikom na gumb “filtriraj”.

Naročila lahko razvrščate v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu po: številu naročila, datumu ali znesku z klikom na naslov stolpca v naslovni vrstici razpredelnice.

Namig: Razvrščanje v stolpcu “Znesek” ne upošteva vračila kupnine zato bo tudi ta naročila razvrstilo.

Naročila lahko najdete tudi s pomočjo iskalne funkcije v zgornjem desnem kotu nad razpredelnico naročil. Vnesite številko naročila, ime kupca ali kakšno od drugih informacij prikazanih v razpredelnici. Za potrditev kliknite “Išči med naročili” ali pritisnite tipko Enter na tipkovnici.

Dejanja: Hitra sprememba statusa

Zadnji stolpec “Dejanja” vam omogoča hitro spreminjanja statusa naročila v status “V obdelavi” ali “Zaključeno.” V kolikor bi želeli naročilu dodeliti drug status kot nap.: zadržano ali preklicano; Pojdite na stran naročila s klikom na št. in ime kupca.

Hitri predogled

V tabeli imate možnost hitrega predogleda naročila kjer se vam bo pojavilo modularno okno z dodatno tabelo. Ta pogled lahko aktivirate s klikom na gumb ikone očesa.

S klikom na “oko” se odpre modalno okno, ki vsebuje naslednje informacije: številko naročila, status naročila, podrobnosti o zaračunavanju, način plačila, podrobnosti o dostavi, način dostave, naročene izdelke in možnost spreminjanja statusa naročila.

Za poln pregled naročila kliknite številko naročila in ime kupca.

Stran naročila: Polni pogled in upravljanje

Na strani naročila si lahko ogledate podrobne podatke, jih uredite in posodobite. Tukaj boste našli informacije kot so:

• Številka naročila,
• podrobnosti plačila,
• datum in čas naročila,
• status naročila,
• Podatki o kupcu:
  • Uporabniško ime in e-pošta, skupaj s povezavo do ogleda njihovega profila in drugih nakupov, ki jih je kupec morda opravil v preteklosti,
• podatki o zaračunavanju in
• podatki o dostavi.

Na strani imate možnost:

• Spremeniti status naročila;
• Uredite lahko postavke naročila – spremenite izdelke, cene in davke;
• Zmanjšajte in obnovite zaloge za naročilo;
• Dejanja z naročilom – Pošljete lahko podrobnosti naročila kupcu (priročno, če ročno ustvarjate naročila za svoje stranke) ali Ponovno izdate dovoljenja za prenos (v primeru virtualnega produkta);
• Dodate lahko kupon. Za uporabo kupona morate poznati kodo kupona, ki jo želite uporabiti za naročilo. Število uporab kuponov se spremlja, kuponi pa se lahko tudi odstranijo iz naročil. Opozorilo: Naročilo mora biti neplačano, da lahko kuponi vplivajo nanj;
• Dodate lahko postavko. Vnesete lahko znesek ali odstotek, da dodate pristojbino naročilu. Negativne pristojbine bodo razdelile davke med vsemi drugimi postavkami in ne bodo povzročile, da bi se skupna cena košarice zmanjšala naročilo pod ničlo.

Urejanje podrobnosti naročila

Večina podrobnosti v tem razdelku se lahko posodobi in/ali spremeni.

V splošnem razdelku boste lahko spremenili: datum in čas naročila, stanje (t.i. status) in stranko (v kolikor je naročnik registriran).

Tudi podatke o plačniku in dostavi lahko spremenite. Za urejanje Izberite ikono svinčnika desno od naslova.

Ko naredite potrebne spremembe, je potrebno spremembe tudi shraniti. V skrajnem desnem stolpcu nadzorne plošče poiščite gumb “Posodobi“, da potrdite spremembe.

Postavke Naročila in Skupna Cena

Naslednja plošča na strani naročila je plošča Postavke naročila. Ta vsebuje vrstice s produkti, podrobnosti o dostavi in povzetek naročila.

Vsaka vrstica s produktom vsebuje:

• Sliko izdelka,
• ime izdelka
• ceno posameznega izdelka,
• naročeno količino,
• skupno ceno (Cena x količina, s upoštevanimi popusti) in
• davek.

Podrobnosti o dostavi vključuje:

• Način dostave,
• skupna cena dostave in
• davek.

Zadnji odsek vsebuje pregled stroškov naročila. Pozor! Ta se bo spremenil, če se naročilo vrne.

• Delni znesek – strošek brez davka,
• uporabljeni kuponi – znesek, odštet na podlagi uporabe kuponov; uporabljeni kuponi so prikazani levo v tem odseku,
• dostava – strošek dostave za naročilo,
• davke – znesek davkov za celotno naročilo; to bo zamenjano s davčno kodo, uporabljeno za naročilo in
• skupna cena naročila – sešteti stroški zgoraj.

Nazadnje, pod črto bodo navedene dodatne pristojbine, ki jih zaračunavajo plačilna sredstva.

Urejanje ali dodajanje postavk naročila

Razen vračila, postavk naročila ni mogoče urediti, razen če je status naročila “Čakanje na plačilo” ali “Na čakanju.”

Za spreminjanje postavk izberite ikono svinčnika ob vrstici izdelka za urejanje.

Sledi nekaj dejanj, ki jih lahko naredite na dnu tega okna:

• Dodaj postavko(e) – to vam bo pokazalo šest novih možnosti:
  • Dodaj izdelke – dodajte dodatne izdelke k naročilu.
  • Dodaj pristojbino – dodajte dodatno pristojbino, na primer darilno embalažo.
  • Dodaj dostavo – dodajte strošek dostave. Ko to storite, izberite ikono svinčnika, da posodobite ime, način, strošek in davek.
  • Dodaj davek – dodajte dodatno davčno kodo vsakemu odseku v naročilu.
  • Prekliči – prekliči, če ne želite narediti nobenih sprememb.
  • Shrani – shrani, ko želite spremembe potrditi.

Ko to storite izberite “Znova izračunaj”. To je priročno, če dodajate ali odstranjujete izdelke, kupone, načine dostave itd. Upoštevajte, da bodo vse spremembe davkov, ki ste jih ročno vnesli, odstranjene, saj se bodo davčne nastavitve v vaši trgovini uporabile glede na naslov stranke.

• Uporabi kupon – Če želite ročno unovčiti kupon bo izbira te možnosti prikazala modalno okno, ki vam omogoča uporabo kode kupona.
• Vračilo

Opombe za naročilo

V skrajnem desnem stolpcu nadzorne plošče boste našli opombe za naročilo, ki prikazujejo dodane opombe administratorjev ali uporavitelja trgovine. Opombe se lahko dodajo interno samo za “sodelavce” (Zasebna opomba) katere kupec nebo videl ali pa se nastavijo javno tako, da jih tudi kupec vidi (Opomba za stranko).

Tudi nekateri plačilni moduli in moduli povezani z upravljanjem naročil lahko dodajo zasebne opombe za odpravljanje napak ali o spremembi stanja naročila. Teh opomb stranka ne vidi.

Možni so naslednji tipi opomb:

• Vijolična: Sistemska opozorila, kot so podrobnosti o plačilnem prehodu.
• Siva: Splošna posodobitev stanja, kot so spremembe stanja ali zasebne opombe. Kupci teh opomb ne vidijo, lahko pa prejmejo obvestilo o njih, na primer, ko se status spremeni iz obdelave v dokončano, se lahko pošlje e-poštno sporočilo (odvisno od vaših nastavitev).
• Modra: Opombe kupcu. Kupci prejmejo opombe po e-pošti, vendar si jih lahko ogledajo tako, da si ogledajo naročilo v svojem razdelku Moj račun.

Opombe so lahko močno orodje za komuniciranje s strankami ali drugimi upravitelji spletne trgovine. Potrebujete dodatne informacije za pošiljanje? Dobava zamuja? Dodajte opombo kupcu, ki bo avtomatsko obveščena o trenutnem stanju njegovega naročila.

Da dodate opombo:

1. Uporabite besedilno polje za dodajanje vsebine opombe.
2. Iz spustnega menija izberite tip opombe: Zasebna opomba ali Opomba stranki.
3. Dodajte opombo s klikom na gumb “Dodaj”.

Ročno dodajanje novega naročila

Za dodajanje naročila:

1. Pojdite na: WooCommerce > Naročila.
2. Uporabite Dodaj naročilo na vrhu strani. Prikazala se bo stran za posamezno naročilo.

Dodajte podrobnosti o stranki in naslovu za dostavo. Če želite, lahko tudi:

• Izbirate izdelke in jih dodajate k naročilu (ali jih odstranite).
• Izbirate številko izdelkov.
• Dodate novo ceno za izdelke.
• Uporabite kupone.
• Izberite datum in čas.

S pomočjo razdelka podatkov o plačilu lahko izberete način plačila in dodate podrobnosti o transakciji. Če se naročilo nanaša na plačilo, je pomembno, da dodate transakcijo s kreditno kartico, številko prenosa itd. To vam omogoča enostavno sledenje, kdaj in kako je bilo plačilo opravljeno.

1. Izberite način plačila iz padajočega seznama.
2. Vnesite podrobnosti transakcije, vključno s številko transakcije, datumom, zneskom in opisom.
3. Izberite “Shrani”.

Pod tem razdelkom dodajte izdelke, ki jih želite vključiti v naročilo. To je podobno kot pri urejanju naročil.

1. Izberite Dodaj postavko(e).
2. Izberite izdelke, ki jih želite dodati, vnesite količino in izberite Shrani postavke.

V naslednjem razdelku lahko določite naslov za zaračunavanje in dostavo, način dostave in še več. To so podatki, ki jih vnesete, ko upravljate naročilo.

Ko ste končali z urejanjem naročila, izberite “Dodaj naročilo”, da ga shranite in končate postopek. Če je bilo plačilo opravljeno boste morda morali natisniti račun ali opombo o dostavi in/ali pošiljanje e-poštnega sporočila o naročilu.

Če uporabljate plačilne module kot so PayPal, Stripe itd., bo ob uspešni transakciji naročilo avtomatsko označeno kot “Zadržano” oz. “Zaključeno” (Odvisno od vaše nastavitve). Opremljeno bo z unikatno številko naročila in bo vidno v seznamu naročil na strani WooCommerce > Naročila.

V kolikor bi potrebovali bolj podrobne informacije o upravljanju naročil v Woocomerce si lahko ogledate dokumentacijo tukaj (Dokumentacija je v Ang. jeziku).